Ein Softwareprojekt wird typischerweise durch zahlreiche Dokumentationen begleitet. Besonders wichtig ist die Dokumentation der Anforderungen, damit nichts Falsches entwickelt wird. Anforderungen können auf verschiedene Arten dokumentiert werden:

Der Auftraggeber (Kunde) beschreibt im Lastenheft die Anforderungen an das Projekt. Welche Leistungen erwartet er und wie soll das Endprodukt aussehen? Entweder wird das Lastenheft nur vom Auftraggeber verfasst, optimalerweise arbeitet er allerdings bei der Formulierung der Anforderungen bereits mit dem bzw. einem Auftragnehmer zusammen. Das hat den Vorteil, dass keine unrealistischen Anforderungen formuliert werden, da der Auftragnehmer typischerweise die höhere Fachkompetenz hat. Wichtig ist dennoch: es werden nur Anforderungen aus der Sicht des Kunden formuliert – technische Details zur Umsetzung werden im Lastenheft nicht beschrieben.

Optimalerweise folgt auf das Lastenheft direkt das Pflichtenheft. Dieses ist genau das Gegenstück zum Lastenheft: Hier formuliert nun der Auftragnehmer an den Auftraggeber gewandt die erforderlichen Tätigkeiten bzw. Pflichten, die das Unternehmen zu leisten hat. Das Minimum an enthaltenen Informationen müssen sein: Preis, erwarteter Lieferumfang und Lieferzeitpunkt. Des Weiteren können auch einzelne eher unternehmensinterne Informationen enthalten sein bis hin zur ausführlichen Projektplanung.

User Stories beschreiben in Alltagssprache und aus Sicht von potenziellen Benutzern des Endprodukts, was diese für Erwartungen an das Produkt haben.

User Stories sind sehr kurz (meist 1-2 Sätze) und sind besonders bei der agilen Softwareentwicklung als Stütze für die Entwickler gedacht, damit diese sich in den kurzen Entwicklungsetappen auf das jeweilige Ziel konzentrieren können. Ebenso werden sie regelmäßig herangezogen um die Anforderungen zu überprüfen.

Sie folgen meist dem Schema: "Als <Rolle> möchte ich <Ziel/Wunsch>, um <Nutzen>"

Beispiele:

• Als Autor möchte ich nach dem Start der Anwendung mein zuletzt bearbeitetes Dokument sehen, um Zeit zu sparen.
• Als ein Spieler möchte ich die Möglichkeit haben, meinen Spielcharakter anzupassen, indem ich Kleidung, Frisuren und Zubehör auswähle, damit ich meinen Charakter meinem eigenen Stil entsprechend gestalten und meine Persönlichkeit ausdrücken kann.¹⁾